Une association de loisirs

 Deux problèmes de communication

La communication externe doit répondre à plusieurs contraintes, d’efficacité et de pertinence pour une première information au nouveau visiteur, de plusieurs niveaux de détails [3] pour engager celui -ci à venir se renseigner sur place, préalable quasi-indispensable à l’inscription, en même temps qu’elle doit être souvent actualisée pour donner une perception de vie au site, et par là augmenter son référencement naturel et donc son attractivité, tant pour les moteurs de recherches que pour les visiteurs au premier coup d’œil. Et la nécessité d’une rédaction attirante, et perceptible sans pré-connaissance préalable de la structure décrite est d’autant plus difficile pour les opérationnels de la structure, toujours surchargés d’urgence...
Pour l’information interne des adhérents, le dilemme est encore pire, entre l’obligation de diffuser le plus largement possible les informations (souvent nominatives et donc privées) au dernier moment, l’ignorance des modalités de contact rapide ou centres d’intéret de chacun, et le temps nécessaire pour rédiger un mail qu’on adresse ensuite aux adhérents qui s’y intéress(erai)ent [4].
De plus, bien souvent, les activités proposées revêtent un caractère "social et amical", en, ce sens que certains viendront participer si et seulement si y participe un autre membre ; ils téléphonent pour vérifier : encore du lien social, mais du temps perdu !
Alors, le plus simple serait peut-être que les adhérents s’informent par le site....
mais comment leur donner l’envie de retourner sur un site quasi-statique...

 Les informations se recoupent

Commençons par diffuser l’information interne pour inscription et participation aux membres adhérents [5]. Dissocions le processus d’information nécessaire, en deux phases :

• la rédaction et illustration d’un message, éventuellement avec une deuxième page d’informations pratiques, voire modalités d’inscription en ligne...
• la mise à disposition de l’information aux adhérents (tous ou ceux intéressés, par centre d’intérêt ou encore inscriptions thématiques... avec la possibilité de consulter aussi d’autres activités ).

Dans une présentation tournée vers l’extérieur, la simple énumération décrivant les activités effectivement réalisées en actualités dynamiques représenterait une mine d’information pour le référencement et l’information externe, en utilisant les éléments précédents sous réserve d’être anonymisée et dé-personnalisée (sans même attendre les contraintes du RGPD...).

 Comment faire

Il semble dès lors évident de comprendre ces deux directions d’information, comme deux facettes d’un même ensemble d’informations mises "dans le Cloud", un site Internet avec une partie en totalement publique et une partie en accès restreint !
On commence par la contrainte : chaque adhérent doit être autorisé à la consultation du site, ce qui se borne à l’inscrire une fois (par son adresse mail [6]) en auteur visiteur du site !
Ensuite, l’affectation dans une rubrique de l’article à sa création suffira, pour qu’en fonction des accès attribués à chaque zone définie sur une ou des branches de rubriques, les autorisations de consultations se définissent et s’appliquent....
Revenons à la rédaction de l’article : comme avec un éditeur de texte (d’ailleurs l’interface privée de SPIP offre pour chaque objet éditorial, un formulaire d’édition... ;-), l’opérationnel rédacteur rédige son article, d’abord mémorisé dans le site en cours de rédaction personnelle ; il peut revenir sur la rédaction plus tard, rajouter des illustrations documents et photos téléchargés.... Puis selon son choix et l’organisation générale, l’article pourra être passé par plusieurs statut d’article d’état de publication (et de commentaires internes), jusqu’à ce qu’un administrateur valide la publication [7].
Selon la rubrique, les zones d’accès et le s administrateurs restreint, le contenu sera ou non visible publiquement ; pour montrer un extrait de toutes ces informations privées, votre webmestre devra écrire, lors de la conception du site, un squelette spécifique pour l’affichage public (aux visiteurs non inscrits...).

 Compléments possibles

Une fois retenu le principe d’une unicité technique de plateforme d’édition, il s’agit essentiellement des tâches suivantes :
 installer un site SPIP
 ajouter le plugin accès restreint
 inscrire les adhérents comme auteur visiteurs
 et rédiger..... (toutes solutions habituelles SPIP)..

Un site SPIP associatif pourra être complété par les fonctionnalités suivantes :

• inscription-réservation sur les évènements & activités
• forum interne d’échange par activité
• compte-rendus et fiches d’informations diverses...