Pour un Intranet de Documentation / Procédures

 Les besoins d’une organisation

Dès qu’une structure dépasse la dizaine de personnes, avec l’essor de la micro-informatique, en particulier la bureautique et la consultation généralisée d’informations par smartphone, apparaît un besoin de disposer d’informations partagées à jour !
Trois problématiques se rencontrent :
 structurer le déport d’informations (en localisation unique)
 réguler les accès (gestion des droits et autorisations) informatique et "web"
 suivre l’actualisation (dernière version, agenda, publications externes...)

 Les informations à partager

On pense d’abord tout naturellement à partager des fichiers :
 de textes : les références PDF, les instructions et procédures administratives, les notes d’informations et newsletters...
 de tableaux numériques (souvent en accès restreint) : bilans chiffrés, tableaux d’inventaires, annuaires et compilations directes...
 d’informations : dates de réunions, organigramme fonctionnels et contacts internes...
 éventuellement l’accès à des applicatifs dédiés (désormais souvent en mode Web [1]
 et bien d’autres : videos événementielles ou informationnelles, reportages et interviews, multimedias...

 Ouvrir et contrôler l’accès

Évidemment la meilleure solution de mise à disposition de toutes ces informations est d’utiliser un partage Web (accessible tant par ordinateurs de tous niveaux que des smartphones, désormais dotés d’applications capables de lire -voire traiter-
Accéder à ces informations partagées nécessite la structuration d’une bibliothèque commune (les rangements sur les disques durs des utilisateurs obéissent rarement à la même logique individuelle), des moyens de recherche (indexation directe, par mots-clés ou par contenu textuel...) et enfin, le contrôle d’accès sur autorisations (modification ou lecture seule) et la protection des données confidentielles et/ou personnelles (cf.RGPD).
Sans parler des obligations d’hébergement souverain (sur le territoire de l’UE), le contrôle d’accès est généralisé par un système d’ACL [2] basé sur une double structuration : annuaire des personnes en groupes, et droits d’accès à des branches/zones de l’arborescence de stockage : sa gestion gagne à être centralisée (plutôt que laissée à la liberté du partage local de chaque disque utilisateur Windows).

Deux approches peuvent dès lors co-exister :
 un intranet documentaire (SharePoint en fût un exemple privatif)
 un stockage en "Cloud" en hébergement local ou souverain
mais l’ergonomie de recherche et d’accès n’est pas meilleure qu’en arborescence-disque.

SPIP permet d’intégrer le premier point dans une structure de rubriques (qui permettront de contrôler les droits d’accès) et de pages explications rédigées et amendables dynamiquement, en intégrant les autres fichiers en pièces jointes ; de plus, des développements se généralisent pour y intégrer le stockage distant, par des partages de type WebDAV ou Drive, apportant dès lors une solution d’organisation ergonomique sur un outil de stockage de fichiers dédié, tout en gardant la simplicité d’accès habituelle aux sites Web,et avec un cout bien sûr minime, tout en étant une solution totalement française, connue par l’ANSSI pour sa sécurisation et confidentialité.